Arti Follow Up dalam Pekerjaan, Fungsi, dan Cara Melakukannya

Jakarta - Pernah mendengar kata follow up dalam kehidupan kerja? Follow up seringkali digunakan agar suatu pekerjaan dapat dilanjutkan ke jenjang yang lebih pasti. Pengertian ini dapat digunakan secara luas di berbagai bidang bisnis. Berikut adalah penjelasan follow up!

Apa Itu Follow up dalam Pekerjaan?

Mengutip bizvideo.com, follow up adalah proses menyelesaikan suatu kegiatan. Oleh karena itu, ketika kata follow up digunakan dalam bisnis atau pekerjaan, terutama ketika mendapatkan pelanggan baru, follow up berarti mengubah prospek menjadi pelanggan.

Prospek sendiri adalah upaya menindaklanjuti untuk menyelesaikan masalah seseorang. Ketika seseorang tidak melakukan follow up dalam suatu pekerjaan, ada kemungkinan pekerjaan tidak dipertanggungjawabkan atau dilakukan dengan baik oleh pihak perusahaan. Follow up merupakan tindakan yang penting untuk dilakukan dalam bisnis apapun. Tidak hanya untuk penjualan, tetapi untuk segala bidang bisnis.

Sementara itu, hashmicro.com menjelaskan follow up sebagai suatu langkah yang diambil dan dilakukan setelah memperkenalkan suatu produk kepada orang lain. Follow up dapat dikatakan sebagai kegiatan lanjutan atau tindak lanjut dari perusahaan atau individu kepada calon pelanggan atau individu lainnya.

Tujuan dari follow up adalah untuk memancing respon dari calon pelanggan dan juga mengingatkan calon pelanggan akan produk yang telah ditawarkan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara yang sederhana, seperti menghubungi kembali klien dan konsumen mengenai produk yang telah ditawarkan sehingga perusahaan bisa memastikan respon dari mereka.

Alasan Penting Melakukan Follow Up

Follow up hadir dalam pekerjaan atau bisnis untuk suatu alasan. Tanpa follow up, suatu pekerjaan mungkin tak berjalan dengan lancar atau bahkan tak berlanjut. Berikut adalah alasan penting melakukan follow up menurut Forbes dan BusinessTech:

1. Meningkatkan Hubungan dengan Calon Pelanggan

Follow up dijalankan untuk memastikan hubungan perusahaan dengan prospek hingga memastikan apakah mereka mengingat perusahaan yang bermitra.

Tanpa follow up, ada kemungkinan bahwa calon pelanggan melupakan suatu perusahaan dan mengalihkan kemitraannya dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, perusahaan dapat memastikan hubungannya dengan email yang relevan.

2. Meningkatkan Penjualan

Follow up merupakan salah satu upaya yang mendorong peningkatan penjualan bersama dengan pemasaran dan promosi. Jika suatu perusahaan rajin melakukan follow up, konsumen dapat merasa atau semakin tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan karena setiap konsumen menyukai pelayanan yang baik.

3. Mengingatkan Konsumen akan Produk

Setelah melakukan pemasaran dan promosi produk, langkah selanjutnya adalah follow up yang berfungsi sebagai pengingat kepada calon konsumen dan konsumen setia perusahaan.

Ketika calon konsumen atau konsumen setia belum melakukan transaksi pembelian, ada kemungkinan mereka sedang membuat pertimbangan antara membeli produk perusahaan atau tidak.

Oleh karena itu, dengan menindaklanjuti pembicaraan sebelumnya, perusahaan dapat memberikan informasi produk yang lebih mendalam agar konsumen tidak ragu untuk membeli produk Anda dan memberikan respon yang pasti.

4. Berikan Informasi Terbaru

Dengan melakukan follow up, perusahaan dapat memastikan bahwa calon konsumen dan pelanggan setia perusahaan mengetahui informasi baru terkait suatu produk atau layanan.

Follow up tidak dapat dilakukan sembarang waktu atau intensitas yang berlebihan. Ketika follow up dilakukan terus-menerus tanpa memperhatikan timing, konsumen berpotensi pergi karena merasa terganggu.

Forbes menyarankan untuk memulai follow up dalam waktu 24 hingga 48 jam setelah kontak pertama. Hal ini bisa dilakukan melalui panggilan telepon cepat, email atau pesan teks.

Penelitian telah menunjukkan bahwa perusahaan yang menghubungi calon pelanggan dalam waktu satu jam setelah menerima pertanyaan dapat memimpin penjualan tujuh kali lipat lebih besar daripada perusahaan yang menghubungi pelanggan setelah satu jam menerima pertanyaan.

Cara Melakukan Follow up dengan Baik dan Sopan

Setelah mengetahui waktu follow up yang baik, perusahaan atau individu juga perlu mempelajari cara melakukan follow up yang baik dan sopan di mata konsumen. Berikut adalah sejumlah cara melakukan follow up yang baik (forbes.com & hashmicro.com):

1. Mengirim Catatan Terima Kasih

Beberapa perusahaan mengirimkan ucapan terima kasih melalui email, tetapi ada juga yang mengirimkannya dengan kartu ucapan. Apapun metode yang digunakan, mengucapkan terima kasih setelah melakukan penjualan menjadi hal penting.

Melalui catatan terima kasih, perusahaan dapat memberikan pengalaman yang baik bagi klien. Pastikan catatan tersebut berisi detail kontak dan nama seseorang yang bisa dihubungi klien jika memiliki masalah atau pertanyaan.

2. Memperhatikan Waktu Follow Up

Strategi kedua adalah membuat jadwal khusus untuk menelepon klien dalam waktu satu atau dua minggu setelah penjualan dengan tujuan mencari tahu bagaimana keadaannya, seperti perasaan konsumen terkait pembelian, layanan yang diterima, hingga pertanyaan yang ingin ditanyakan.

Namun, follow up tidak boleh dilakukan secara berlebihan karena waktu pelanggan berharga.

3. Pastikan Jalur Komunikasi Selalu Terbuka

Mintalah izin kepada klien untuk berkomunikasi dengan mereka. Kemudian, berikan informasi dan saran yang berguna berdasarkan kebutuhan dan minat mereka. Fokus pada informasi yang memiliki nilai tinggi, seperti panduan, tips dan trik, artikel, atau webinar pendidikan. Tahap ini adalah fase konsolidasi kepercayaan antara perusahaan atau individu dengan kliennya.

4. Lakukan Penjualan Kedua

Berkomunikasi dengan klien yang telah membeli produk atau layanan perusahaan mungkin tampak membuang-buang waktu. Padahal, itu adalah kunci untuk penjualan di masa depan. Berkomunikasi secara teratur dengan klien akan membantu perusahaan memahami kebutuhan mereka dan memberi perusahaan ide tentang peningkatan produk.

Terciptanya hubungan yang harmonis akan memberikan perusahaan kesempatan untuk menawarkan lebih banyak produk dan layanan kepada pelanggan.

5. Minta Referensi

Biasanya, ketika pelanggan merasa puas dan senang, mereka akan mereferensikan perusahaan kepada pelanggan lain. Ketika rekomendasi datang dari seseorang yang benar-benar menggunakan jasa perusahaan, produk atau jasa tersebut akan memiliki kredibilitas dan kepercayaan ekstra.

6. Gunakan Media Sosial

Salah satu cara untuk tetap berhubungan dengan prospek adalah menggunakan media sosial. Pastikan perusahaan secara aktif berbicara dengan pengikut dan penggemar media sosial.

Ajak pengikut untuk berbicara dengan perusahaan melalui platform media sosial. Seringkali, pengikut akan mengajukan pertanyaan tentang produk atau bisnis yang ada. Interaksi tersebut memungkinkan perusahaan untuk membangun hubungan positif dengan prospek yang dapat membantu peningkatan penjualan dan layanan.

7. Kirim Email Secara Teratur

Cara lain untuk follow up adalah dengan hanya mengirimkan email reguler ke prospek perusahaan. Jadwalkan waktu tertentu karena frekuensi follow up perlu diperhatikan agar tidak mengganggu konsumen. Perusahaan dapat menambahkan hyperlink ke situs web perusahaan agar prospek melihat dengan baik apa yang sebenarnya ditawarkan kepada mereka.

Itulah penjelasan mengenai follow up, mulai dari definisi, pentingnya dilakukan follow up, waktu yang tepat untuk melakukannya, hingga prosedur yang baik dan benar.

Follow up dalam pekerjaan adalah suatu langkah yang diambil dan dilakukan setelah memperkenalkan suatu hal kepada orang lain. Langkah ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, seperti meningkatkan penjualan dan hubungan dengan konsumen.